eBill für Ihre Firma einrichten

Aktivieren Sie eBill direkt in Ihrem OLIVIA E-Banking. Innerhalb des Unternehmens können Sie mehrere bestehende OLIVIA E-Banking-Verträge für eBill freischalten. So können unterschiedliche Rechnungsempfänger definiert und Stellvertretungen organisiert werden. Da jeder OLIVIA E-Banking-Vertrag eine eBill-Kennung enthält, weiss der Rechnungssteller, wohin die Rechnung übermittelt werden soll. Aber Vorsicht bei Mitarbeiterwechseln: Löschen Sie den OLIVIAE-Banking-Vertrag eines Mitarbeiters, verfällt automatisch die eBill-Kennung und damit die Verbindung zum Rechnungssteller. Damit dies nicht passiert, beachten Sie Tipp 2 bis 6.

Am besten wählen Sie eine Person, die schon länger in der Firma ist und wahrscheinlich noch mittelfristig bleiben wird. Diese Person muss sich über seinen OLIVIA E-Banking Vertrag als erstes anmelden - dieser Vertrag ist dann der Lead-Vertrag.

Sobald Sie eine neue eBill erhalten haben, werden Sie im OLIVIA E-Banking benachrichtigt. Sie haben auch die Möglichkeit, sich über eingegangene Rechnungen per E-Mail informieren zu lassen. Verwenden Sie hierzu eine Gruppenmailbox (z. B. administration@firmaxyz.ch), damit mehrere Personen benachrichtigt werden. So lassen sich Abwesenheiten gut organisieren.

Um Rechnungen als eBill zu erhalten, müssen Sie Ihre Rechnungssteller abonnieren. Machen Sie das am besten über den Lead-Vertrag. Sie können Rechnungssteller manuell oder automatisiert hinzufügen. Bei der zweiten Variante werden alle bestehenden und zukünftigen Rechnungssteller automatisch abonniert.

Die Person mit dem Lead-Vertrag kann die abonnierten Rechnungen mit anderen Mitarbeitenden teilen. Die Einrichtung erfolgt über das eBill-Portal. Wichtig ist, dass der entsprechende Mitarbeitende sich über seinen OLIVIA E-Banking Vertrag für die Nutzung von eBill anmelden muss. So können Arbeitskolleginnen und -kollegen die Rechnungen ebenfalls sichten und bearbeiten. Bei der Zahlungsausführung kommen die Freigaberegeln der Bank zur Anwendung. Bei einem kollektiven Zeichnungsrecht bedarf es immer einer Zweitfreigabe im OLIVIA E-Banking.

Bei einem Mitarbeiterwechsel kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit dem Lead-Vertrag direkt im eBill Portal die Sharing-Funktion anpassen. So können neue Personen hinzugefügt werden, damit diese ebenfalls Zugriff auf die Rechnungen haben. Ausserdem sollten Personen, die das Unternehmen verlassen haben, entfernt werden.

Wichtig: Verlässt die Person mit dem Lead-Vertrag das Unternehmen, so kann die Administration nicht mehr erfolgen und eBill müsste für die Unternehmung de- und neu registriert werden.

Mit eBill wird zuerst die Rechnung bezahlt, anschliessend erfolgt die Verbuchung in der Buchhaltung. Wer sich gewohnt ist, dass die Kreditoren zuerst eingebucht werden und dann später eine Sammelzahlung an die Bank geschickt werden, will möglicherweise weiterhin an diesem Prozess festhalten. 

Im eBill-Portal bleiben Rechnungen während mindestens 730 Tagen nach Fälligkeitsdatum sichtbar. Nach dieser Frist werden die Rechnungen gelöscht. Noch nicht freigegebene Rechnungen bleiben im eBill- Portal offen.